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盘点专栏④-盘点当日：10大战术动作锁定零遗漏
时间: 2025.09.25
AJIS集团作为亚洲库存调查外包市场份额第一的企业，长期获得众多客户信赖。为此，AJIS将通过多期专栏，重新探讨库存调查的本质、必要性及实践技巧等核心问题。期待能为受库存管理困扰或希望了解其价值的企业提供切实帮助。
第四期内容讲述盘点当日的关键执行要点
目录
1. 终于来到盘点当日
(1)早礼的重要性
(2) 由团队负责人分配任务并督促完成报告
(3) 收到盘点完成报告后
(4) 团队负责人对关键成员的支援
(5) 进度管理与作业检查
(6) 盘点以外的其他工作
(7)结束检查
(8) 数据汇总与差异调查
(9)卖场恢复作业
(10) 总结反思会议
1.终于来到盘点当日
(1) 早礼的重要性
理想情况下盘点工作最好在全员到齐后统一开始。但由于兼职人员、临时工或总部支援等因素，很难保证所有人在开始时全部到位。这种情况下，可将人员分成多个小组分头开展。但需特别注意：绝不允许中途加入新成员。为确保团队协作效率，必须在开始时通过早礼或简短会议明确分工、统一目标。
即使以事先接受过培训为前提，但执行盘点工作的终究是人。无法保证所有参与人员都能100%按既定规则操作。因此，必须提前制定应对不完美情况的预案——例如在作业前召开全员早礼（虽说是略显老套的做法，但）正是其中的关键措施之一。
高效的早礼能有效预防失误和工作延误，但若内容过于庞杂，不仅会耗时过长，更会导致作业人员无法把握重点和优先级，反而可能引发混乱。此外，那种靠打鸡血、喊口号来提振士气的过时晨会形式，完全毫无意义。
要求全员做好记录至关重要，这需要平时的持续培养。虽然早礼传达的内容未必需要非常精炼，但人类的记忆力终究不可靠。通过强制记录，传达事项才能更可靠地被作业人员接收和理解。
早礼内容必须精简——既然已开展过岗前培训，只需传达最必要的信息：明确的指挥链、中途休息的时间段、预计结束时间。
商品和货架盘点注意事项应通过所属团队早礼或个别指导传达。对作业人员而言，了解非本人负责区域的注意事项毫无意义。当信息量过大时，作业者不得不自行筛选所需信息，反而可能导致关键信息遗漏。最后不妨以响亮的口号提振士气作为收尾。
在进行大型卖场或多楼层卖场盘点时，应由各区域（卖场）负责人及团队主管以卖场为单位分团队召开早礼。由于已进行过全体早礼，因此需以实际作业内容为核心做简洁说明。但对于卖场中部分特殊商品，仅需让具体操作人员知晓，故不在早礼中说明，而将在后续作业指导时单独传达。
因团队人数较少，便于相互观察，团队主管可通过成员的操作状态和面部表情，判断其对作业方法的理解程度。此处需要特别强调的是：必须严格执行上级指示，并做到及时汇报。
(2) 由团队主管执行的工作分配与完成报告制度
实地盘点负责人须按计划向计数人员指定作业区域。若作业人员擅自判断执行，可能导致盘点遗漏或重复。因此必须将负责人的作业指令视为绝对要求严格执行。同时，负责人必须借助盘点配置图，对每个独立作业区域作出明确具体的任务划分。
在进行工作分配时，如果划分得过于细致，会导致频繁的作业指令与报告，反而会增加不必要的移动及沟通时间。因此，请合理安排工作划分。
作业人员必须在完成指定区域的盘点后立即向负责人提交完成报告，并等待下一项工作指令。严禁擅自判断去协助其他作业人员。帮助有困难的人本身并非坏事，但作业人员擅自决定执行任务是绝对不允许的。
为防止此类情况发生，负责人必须亲自巡视卖场以核查作业现场情况。对于面积较大的卖场或多层楼卖场，单人无法全面监管，因此需要组建多个团队并各自配备负责人。
(3) 收到盘点完成报告后
收到盘点完成报告后，需用一句话询问："盘点过程中是否有疑问或不明之处？" 可能有部分员工会凭个人判断处理存疑事项。随后将下达新的盘点区域指令。即使知道位置编号，盘点负责人也应尽可能亲临现场与作业人员核对。不可因资深员工熟悉卖场布局而省略实地检查。"应该能做到""大概没问题"这类想法极其危险。务必反复确认，双向核实。亲临现场可能会发现规则无法解决的问题，例如通道堆放纸箱等状况。因此，现场检查至关重要。
在下达新盘点区域指令的同时，关键是要明确标注已完成盘点的区域。此外，必须实地检查已盘点区域，确保无遗漏完成。
(4) 团队负责人至关重要的成员支持
盘点工作初期，因新员工较多，常出现未按规范操作的情况。虽然事前已强调"遇到疑问必须立即暂停并确认"，但若现场负责人未能及时解答，员工往往会因困惑而继续错误操作。及早发现并纠正此类问题正是现场管理者的核心职责。初期阶段的核查与指导至关重要——后续工作能否顺利推进，往往取决于能否在早期发现问题并及时处理。
现场管理者绝非仅仅"完成盘点"那么简单。为确保每位员工严格执行流程并输出准确结果，必须逐一细致监查作业情况——不仅要关注盘点进度，更要留意作业人员状态及身体状况，始终秉持换位思考的支援态度。这既是必须履行的管理职责，更是不可推卸的重要使命。
(5) 进度管理与作业检查
盘点成败虽取决于前期准备，但同样关键的是启动后的现场核查。管理者必须每小时到现场确认所有员工是否严格遵循既定流程。由于这是员工不熟悉的非常规作业，要确保人人无误执行几乎不可能。因此必须逐人观察操作实况，主动询问是否存在疑问。通常，除非遇到特殊情况，否则盘点员不会主动提问，管理者必须主动询问。
盘点作业中出现的任何疑问都必须当场即刻解决。因此即便在非巡查时段，管理者自身参与盘点时也需驻守在其他成员附近，确保能够第一时间响应。绝不可让盘点员因寻找责任人而四处奔走询问。
应重点强化作业启动后至首轮休息前的盘点核查环节。作为盘点管理者的另一项关键职责是实时掌握作业进度。在多人协同盘点场景下，需组建多个作业小组，各区域负责人应亲自参与盘点作业的同时履行团队督导职责。
盘点过程中的精度验证主要采用抽样检查方式。其目的并非确保最终数据精度，而是通过核查各盘点员的作业规范性，确认其是否按流程操作并准确计数。对错误率偏高的操作人员必须及时发现，立即进行流程复训与重点指导。
对盘点作业中出错人员的核查需关注其是否在其他区域存在同类失误。需确认错误是否仅为已抽检点的问题，还是其他区域同样存在疏漏。若采用随机抽检方式，则需在追加点位进行精度验证。虽然可由盘点负责人自行判断是否扩大核查范围，但必须预先设定错误程度、数量等判定标准，当达到阈值时触发重新核查等规则，并完整留存记录。
实际作业进度往往难以完全按计划推进。虽可根据卖场状况和理论库存数据预先估算工作量，但受作业人员熟练度、卖场动态变化等因素影响，实际执行与计划产生偏差实属常态。
盘点负责人需每小时巡视卖场确认进度，并与各区域组长保持同步沟通。同时应尽早调整计划——机械性地按原定人数分配，仅从已完成区域抽调人员支援滞后区域的做法并不可取。更合理的策略是：提前将部分人员从进度超前的区域调往潜在滞后的区域。
(6) 盘点以外的其他工作
盘点作业中常会遇到无编码商品或主数据缺失的情况。尤其服装类商品信息通常依附于标签而非本体，无标签商品将无法进行盘点。此外，化妆品等从原包装取出陈列的商品也可能存在无条码的情况。若每次发现异常都停工核查，不仅耗时，频繁切换任务还会增加操作失误风险。因此建议建立规则：发现异常品应立即从卖场移除并集中暂存。
对于无法移动的大型商品，应做好标记并明确规定报告对象及方式。
异常品应由盘点负责人或区域团队主管统一调查，在独立设置的暂存区（非原陈列位）集中登记。若在原陈列位置直接录入，不仅易引发操作失误，通过专用暂存区集中处理还能有效暴露前置准备环节的漏洞，为管理优化提供依据。
盘点异常品数量是核心管理数据，其占比直接反映卖场管理水平。因商品缺失价格等关键信息将导致客户流失，不能简单处理此类问题，而应将其转化为卖场运营的改善契机。
盘点过程中发现的污损商品必须立即隔离，绝不可继续陈列于卖场。需预先设定专用滞留区，要求所有作业人员严格执行即时集中存放标准。
收集到的商品必须按既定规则处理，可采取废弃或退货等方式。对于不良品，除报废处理外，还可根据供应商协议进行以下处理：退回供应商、降价销售，或经加工后重新上架销售。
报废及降价处理本应在盘点前完成，但实际操作中仍可能在盘点过程中发现异常品。
与滞销品相同，盘点时发现的不良品数量及类型也需详细记录，这将成为衡量日常商品管理水平的核心指标。
(7) 结束检查
最终检查作业之一，需要确认盘点是否存在遗漏或重复的情况。也就是说，要核查盘点地图上所有位置对应的盘点数据或盘点单是否存在，并确保同一位置未被重复记录。无论使用盘点单还是盘点数据，这一检查原则都是相同的。为高效且无误地完成此类检查，建议尽可能采用连续编号的方式对位置进行编号。
一旦发现位置遗漏或重复，必须亲临现场进行确认。仅凭单据草率修正，反而可能将错误进一步扩大。
那么，这类错误的主要原因有哪些呢？以下列举几个关键点：
① 单纯性位置遗漏：此类错误通常由团队负责人对作业人员的指示疏漏，或盘点人员疏忽导致。若采用盘点单形式，则可通过对应位置的盘点单未被使用这一事实直接发现。
② 单纯性位置重复：当团队负责人错误地向多名作业人员下达了同一位置的盘点指令，或作业人员误对未指定的位置进行盘点时，即会发生此类错误。
③ 通过位置输入导致的重复与遗漏：当输入错误的位置编号时，可能会同时出现以下情况：既输错了位置编号，又忘记输入下一个位置编号，导致下一个位置也被计为相同的编号。这类错误常发生在不熟悉手持终端操作的情况下。
④ 盘点配置图错误导致的重复与遗漏：当制作的盘点地图中存在多个位置编号重复使用或编号缺失的情况时，可能引发问题。需特别注意的是，若缺失的编号未出现在盘点配置图中则无影响。因此，事前对盘点配置图的检查至关重要。
(8) 数据汇总与差异调查
当前，绝大多数系统已采用计算机实现现场即时汇总。若仍使用盘点表等纸质单据进行统计，可能需要数日才能完成。统计延迟越久，对不明损耗的调查就越不充分。因此，建议尽可能采用现场即时汇总的系统。另一方面，若期中进货的确认延迟，即使盘点结果完成也无法调查不明损耗。为避免此类情况，需有计划地进行流程处理。
盘点结束后若能立即进行汇总统计，即可调查实际库存与理论库存之间的差异。若无法完成统计作业，自然无法核查差异；但若将卖场划分为若干区域进行局部统计，则可确认该区域的差异情况。需特别注意的是，同一商品未必仅存放于单一位置。局部差异清单中的数据可能无法反映真实库存。因此，仅当各区域划分明确时，方可输出局部差异清单以避免误判。
输出差异清单后，需对差异较大的项目逐一核查，必要时需调查所有存在差异的项目。
若缺乏盘点前商品的进货与销售数据，则无法准确计算理论库存；若该数据不准确，必将导致大量库存差异。基于自动补货的基础数据需求，以及电商运营的实际需要，若判定需修正理论库存，则建议对所有存在差异的SKU或目标品类进行全面复查。
当经营品类极为庞杂且人力/时间有限时，全面核查所有商品存在现实困难。此时应设立金额或数量的阈值标准，仅对超出基准值的商品启动复查流程。
库存差异可分为两类：实际库存少于理论库存，以及实际库存多于理论库存。前者属于商品应有却缺失的情况，后者则与之相反，称为"逆向损耗"。
(9) 卖场恢复作业
盘点结束后，首要任务是恢复卖场陈列状态以迎接次日营业。需完成以下工作：整理盘点期间凌乱的货架商品陈列，重新进行商品陈列，清除盘点时粘贴的各种标识标签。 若存在盘点期间暂时移出的非盘点样本等物品，也须将其归还原位。
但需特别注意：在盘点结束前严禁进行卖场复原作业。这里的"结束"是指：不仅本人负责的部门或品类，必须等到所有卖场盘点完成。在完成精度检查、重复/漏检确认等最终核查，且盘点负责人正式宣布结束前，严禁进行包括卖场复原在内的任何商品移动。
对于陈列复原耗时较长的卖场区域，严禁擅自进行复原作业，必须严格遵循盘点负责人指定的区域范围，未经许可不得擅自开展任何复原工作。
(10) 总结反思会议
盘点结束后，应尽快组织相关人员进行复盘会议。除盘点负责人和各区域团队组长外，建议店长及部门负责人也参与。这是因为前期准备工作本应由部门负责人承担责任。
工作流程中的问题点、前期准备中的疏漏、作业计划与实际执行的偏差等，必然存在大量需要改进之处。这些内容必须完整记录并应用于下一次盘点。若草草结束复盘会议，很可能导致下次重蹈覆辙。放任问题不解决，就谈不上任何进步。盘点结果固然重要，但这些结果正是从盘点流程本身衍生而来。只要针对流程中任意环节进行优化，下次盘点就能取得更优成果。
作者简介
近江 元
AJIS株式会社零售支援研究所 顾问
日本盗窃犯罪预防机构 理事
日本工业会防盗系统协会 副会长
日本防盗系统协会 总务委员长
1978年在日本成立，在库存管理、零售和连锁支持方面拥有40多年的经验。
